Das BFW Oberhausen nutzt in der Ausbildung, im Assessment und innerbetrieblich für die Gestaltung des Unterrichts, für Gespräche unter den Mitarbeitern und mit Externen das cloudbasierte Programm-und Anwendungspaket „Microsoft 365“. Dabei sind vor allem die Programme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Sharepoint, Sway, Forms, Whiteboard, OneDrive und OneNote nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken.
Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehört die Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) zum festen Bestandteil des datenschutzrechtlichen Pflichtprogramms. Sie dient dazu, besonders risikobehaftete Verarbeitungsvorgänge zu erkennen, zu bewerten und die Risiken schließlich effektiv im Vorfeld zu senken.
Mit Blick auf Microsoft 365 gerät die DSFA auch deshalb in den Fokus, da kritische Stimmen der Software mit ihren vielen Anwendungen von Word, Excel oder Outlook über OneDrive bis hin zu MS Teams ein Datenschutzrisiko bescheinigen. Besonderes Gewicht hat insbesondere die negative datenschutzrechtliche Bewertung der Datenschutzkonferenz (DSK) in einem Beschluss vom 22.09.2020.
Um einen datenschutzkonformen und rechtssicheren Einsatz des Anwendungspakets sicherzustellen, erarbeitete ein Team des Bereichs IT mit dem Datenschutzkoordinator eine Datenschutzfolgenabschätzung sowie die Konfiguration für Microsoft 365. Die Arbeitsgruppe betrachtete, analysierte und bewertete dabei verschiedenste Risikoaspekte.
Dem Ergebnis der Arbeitsgruppe in Form der Datenschutzfolgenabschätzung stimmten alle beteiligten Betriebsparteien – wie die Geschäftsleitung, der Betriebsrat und die Rehavertretung – zu.
Was bedeutet dies nun für Sie und Ihren Arbeitsalltag? Durch die Datenschutzfolgeabschätzung ist es dem BFW möglich, die gesamte Produktpalette von Microsoft 365 legal und datenschutzkonform einzusetzen. So haben wir alle Gewissheit, dass der Einsatz der Programme unter der Maxime der Rechtssicherheit erfolgt.