Die elektronische Akte (eAkte) steht uns in proREHA schon seit einiger Zeit zur Verfügung. Sie hat einen großen Teil dazu beigetragen, zu Beginn der Coronazeit so spontan zum Mobilen Arbeiten übergehen zu können. In den meisten Bereichen des Hauses wird mittlerweile ausschließlich mit der eAkte gearbeitet, gleichwohl die Papierversionen noch parallel existieren und aufbewahrt werden.

Nun steht mit dem eAkten-Umlauf der nächste Entwicklungsschritt bevor. Das bedeutet: eine eAkte wird zu einem bestimmten Zeitpunkt vom System als „vollständig“ erachtet und zur zeitgleichen Prüfung für RIS und ÄD/PD in Aufgabenvorratslisten (AVL) bereitgestellt. Während dieses Prozesses können Akten kommentiert, ausgetauscht oder in besonderen Fällen der Bereichsleitung zur Ansicht weitergeleitet werden. Unterstützend werden Prüfende systemseitig erinnert, sollten eAkten bald startender Teilnehmer:innen noch ungesichtet sein. Final wird der Status „geprüft“ vergeben. Einem organisierten Maßnahmestart steht nichts mehr im Wege.

Eingeführt wird der eAkten-Umlauf zur Aufnahme am 06.07.2022. In den 3 Monaten vorher werden alle Prüfenden erneut geschult und auf die Umsetzung vorbereitet. Die Neuerungen beziehen sich zunächst auf die Vorförderung und die Hauptmaßnahmen.

Zum nächsten Aufnahme am 05.10.2022 steigen wir dann endgültig auf ausschließlich digitale Datenspeicherung um. Alle analog eingereichten Papiere werden nach der Digitalisierung durch unsere Scan-Crew vernichtet oder den TN zurückgegeben. Eine Archivierung analoger Unterlagen gibt es dann nicht mehr. Für alle digital gespeicherten Datensätze greift unser DSGVO konformes Löschkonzept.

Der Einführung des eAkten-Umlaufs geht eine längere Entwicklungsphase voraus, die zu einer Zeit begann, als die Verantwortlichkeiten sowohl bei uns als auch bei progressus noch komplett anders verteilt waren. Bereits im November 2020 wurde der Entwicklungsstand mit RIS und ÄD besprochen und weitere Anforderungen aufgenommen. Mit der proREHA Januar-Version 2022 wurde das technische Fundament gelegt und nach den ersten Tests im Testsystem weitere Anpassungen umgesetzt. Wir freuen uns, die erste Phase nun umsetzen zu können und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen, auf deren Grundlage wir den Prozess fortwährend verbessern werden.