Der Self-Service funktioniert derzeit wieder einwandfrei. Teilnehmer*innen können ihre Selbsteinschätzungen ausfüllen, Stundenpläne einsehen, Stammdaten eingeben und verwalten sowie Dokumente hochladen. Die Dokumentenverwaltung ist allerdings etwas anders als früher.

Im Bereich „Meine Dokumente“ stehen weiterhin diverse Blanko-Formulare zum Download bereit. Darüber hinaus werden aber nur noch Anwesenheitsnachweise zur Einsicht für Teilnehmer*innen hinterlegt, kein weiteres Dokument.

Hintergrund für diese Einschränkung ist, dass wir derzeit an Mechanismen arbeiten, die Daten unserer Teilnehmer*innen besser zu schützen. Geplant ist beispielsweise eine 2-Faktor-Authentifizierung für sensible Inhalte wie etwa im Bereich „Meine Dokumente“. Eine Umsetzung ist versionsabhängig und wird für den Sommer erwartet.

Bis dahin sind Akteneinsicht und Zugriff auf Dokumente für Teilnehmer*innen jederzeit über unseren Datenschutzkoordinator Christian Seufert, möglich. Wenn Sie selbst Teilnehmer*innen-Dokumente wie Zwischenzeugnisse, Integrationspläne oder ähnliches übermitteln wollen, können Sie dies auf dem Postweg tun. E-Mail-Versand ist aus Sicherheitsgründen nicht zulässig! Allerdings arbeiten wir derzeit an einer Verschlüsselungsoption, die den elektronischen Versand an Teilnehmer*innen ermöglicht. Die Inbetriebnahme der neuen Software Cryptshare steht unmittelbar bevor.

Eine weitere Sache hat sich in diesem Zusammenhang verändert: laden Teilnehmer*innen Dokumente hoch, sind diese nicht im Self-Service sichtbar! Logisch, das widerspräche der oben beschriebenen Absicht. Die Dokumente landen zur Plausibilitätskontrolle bei der Datenassistenz und werden nach Freigabe in der eAkte der Teilnehmer*innen abgelegt. Bei erfolgreichem Upload erhält ein/e Teilnehmer*in nur noch eine Pop-Up-Nachricht, dass der Vorgang erfolgreich war (s. Anleitung zum Self-Service: https://intra.bfw-oberhausen.de/sites/Wiki/ITAnleitungen/Self-Service%20Portal.aspx).

Wir sind also auf einem guten Weg, die Daten unserer Teilnehmer*innen besser zu schützen. Vielen Dank für Ihre Mitarbeit!